Teilnahmebedingungen

Teilnahmebedingungen für die Buchung von digitalen und Präsenzveranstaltungen des Green-AI Hub Mittelstand

Die folgenden Bedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen den Teilnehmenden von Konferenzen, Seminaren und sonstigen Veranstaltungen (im Folgenden „Veranstaltung“) und der Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH für die Initiative Green-AI Hub Mittelstand (im Folgenden „VERANSTALTER“). Die Geltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Teilnehmende ist ausdrücklich ausgeschlossen

I.    Allgemeine Regelungen

1.    Erwerb von Tickets, Stornierung

1.1    Vertragsschluss
Nach Versand der Anmeldung (über die Website oder auf anderem Wege) erhält der Teilnehmende zunächst eine Eingangsbestätigung, die noch unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der gewünschten Tickets steht. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn das VERANSTALTER dem Teilnehmenden eine ausdrückliche Teilnahmebestätigung zuschickt.
 
1.2    Mitteilung bei Nichterscheinen
Falls Sie an der Veranstaltung doch nicht teilnehmen können, bitte wir um möglichst frühzeitige Mitteilung, spätestens 3 Werktrage vor der geplanten Veranstaltung, da die Platzkontingente begrenzt sind und der Platz dann ggf. an einen anderen Teilnehmenden vergeben werden kann.

1.3    Weitergabe und Erwerb der Tickets
Der Erwerb von Tickets im Rahmen der öffentlichen Initiative Green-AI Hub Mittelstand ist kostenlos. Der Teilnehmende ist berechtigt, das Ticket an einen Dritten weiterzugeben. Er darf dabei allerdings keinen Kaufpreis verlangen, kostenlose Tickets hat er kostenfrei weiterzugeben. Sofern in der Anmeldung eine namentliche Anmeldung als erforderlich angegeben wird, ist dem VERANSTALTER der Name und ggf. die Anschrift des Ersatzteilnehmenden per info@green-ai-hub.de unverzüglich mitzuteilen. Das Ticket gilt immer nur für eine Person. Bei Weitergabe des Tickets darf es vom ursprünglichen Inhaber nicht mehr genutzt werden.

1.4    Ticketkontrolle
Die erworbenen Tickets werden digital übermittelt. Bei Betreten einer Präsenzveranstaltung ist das Ticket zur Kontrolle als Ausdruck oder digital (z.B. auf einem Smartphone) vorzuzeigen. Bei Online-Veranstaltungen wird dem Teilnehmenden vor der Veranstaltung per E-Mail ein Log-in-Code oder Link zum Betreten des digitalen Konferenzraums übermittelt.

2.    Verlegung/Programmänderung, Absage und Abbruch

2.1    Verlegung/Programmänderung
Der VERANSTALTER behält sich das Recht zur zeitlichen und/oder räumlichen Verlegung der Veranstaltung, von Veranstaltungsteilen sowie zu Programmänderungen vor. In allen Fällen behalten erworbene Tickets ihre Gültigkeit. Bei einer Verlegung auf einen anderen Tag (nicht aber bei einer zeitlichen Verschiebung am gleichen Tag) sowie bei erheblichen Programmänderungen ist der Teilnehmende berechtigt, vom Vertrag über den Ticketerwerb für die betroffene Veranstaltung oder Veranstaltungsteile zurückzutreten. Eine erhebliche Programmänderung liegt vor, wenn der Inhalt (und nicht nur die Schwerpunktsetzung) von Vorträgen, Workshops o.ä. ausgetauscht wird oder Vorträge/Workshops ersatzlos entfallen, nicht dagegen, wenn aus organisatorischen Gründen die Person des Vortragenden bzw. Dozenten ausgewechselt wird. Bei einer räumlichen Verlegung in eine andere Stadt (nicht aber an einen anderen Veranstaltungsort in der gleichen Stadt) sowie bei einem Wechsel von einer Online- in eine Präsenz-Veranstaltung (nicht aber andersherum) ist der Teilnehmer ebenso zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

Der Rücktritt durch den Teilnehmenden ist in Textform (E-Mail ausreichend) oder schriftlich auf dem Postweg zu erklären. Das übermittelte Ticket verliert in diesem Fall seine Gültigkeit. Die endgültige Terminierung einer zunächst nicht oder ausdrücklich vorläufig terminierten Veranstaltung gilt nicht als Verlegung im Sinne dieser Regelung und berechtigt den Teilnehmenden daher nicht zum Rücktritt.

2.2    Absage 
Der VERANSTALTER ist berechtigt, die Veranstaltung aus sachlichen Gründen, u.a. wegen zu geringer Teilnehmendenzahl, bis sieben Tage vor Beginn der Veranstaltung abzusagen. Sofern ein wichtiger, vom VERANSTALTER nicht beeinflussbarer Grund erst später eintritt (z.B. Erkrankung des Vortragenden, behördliche Anordnung, Höhere Gewalt), ist auch eine kurzfristigere Absage möglich.

2.3    Wiederholung der Veranstaltung
Im Fall einer Wiederholung der Veranstaltung, d.h. Neuansetzung einer bereits begonnenen und dann abgebrochenen Veranstaltung, gilt die Wiederholung als neue Veranstaltung; das Ticket für die ursprüngliche Veranstaltung besitzt hierfür keine Gültigkeit, es sei denn, der VERANSTALTER weist ausdrücklich auf eine Gültigkeit des Tickets auch für die Wiederholung hin. Im Fall der fortbestehenden Gültigkeit kann der Teilnehmende durch Erklärung in Textform vom Vertrag zurücktreten.

3.    Urheberrechte

3.1    Tagungsunterlagen
Sämtliche Tagungsunterlagen der Veranstaltungen des VERANSTALTER sind urheberrechtlich geschützt. Den Teilnehmenden wird ausschließlich ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den persönlichen Gebrauch eingeräumt. Es ist den Teilnehmenden insbesondere nicht gestattet, die Tagungsunterlagen zu ändern, sie entgeltlich oder unentgeltlich öffentlich zugänglich zu machen bzw. weiterzuleiten oder für kommerzielle Zwecke zu nutzen. Etwaige Urheberrechtsvermerke, Kennzeichen oder Markenzeichen dürfen nicht entfernt werden.

3.2    Verbot der Aufzeichnung
Eine Aufzeichnung der Veranstaltung sowie von Teilen davon durch den Teilnehmenden ist untersagt. 

4.    Haftung

4.1    Die Veranstaltungen werden von qualifizierten Referenten sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Der VERANSTALTER übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Veranstaltungsinhalte sowie der Tagungsunterlagen, ebenso wenig für die Verwertbarkeit der Veranstaltung für berufliche oder persönliche Zwecke der Teilnehmenden. 

4.2    Eine Haftung des Veranstalters für Schäden der Teilnehmenden aus jeglichem Rechtsgrund - einschließlich Verzug, Unmöglichkeit, Schlechterfüllung und außervertraglicher (deliktischer) Haftung - ist ausgeschlossen, es sei denn, der Schaden wurde durch den Veranstalter grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht.  Die Haftungsbeschränkung gilt nicht bei Verletzung von Leib, Leben und Gesundheit.

5.    Umfrage

Im Nachgang zu der Veranstaltung wird der VERANSTALTER an die Teilnehmende eine E-Mail mit einem Link zu einer Umfrage versenden, in der es um die Bewertung der Veranstaltung und ihrer Organisation geht. Die Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig.

 

II.    Zusätzliche Bedingungen für die Teilnahme an Online- oder Hybrid-Veranstaltungen

1.    Haftung
In Ergänzung zu den Regelungen nach II. 5. gilt:

1.1     Eine Haftung bei Zugangsmanipulationen durch Dritte für die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit von Netzen, andere Server, Software und Daten Dritter sowie bei Malsoftware Dritter ist ausgeschlossen. Unsere Haftung ist gleichfalls ausgeschlossen, wenn die Veranstaltung aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des VERANSTALTERs liegen (Verschulden Dritter, schuldhaftes Verhalten eines Teilnehmenden, Fehlanwendungen) über das Internet nicht erreichbar ist.

1.2     Wir weisen ferner ausdrücklich darauf hin, dass der Datenschutz für Datenübertragung in offenen Netzen wie dem Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht umfassend gewährleistet werden kann. Der Teilnehmende ist daher darüber informiert, dass Dritte unter Umständen technisch in der Lage sind, unbefugt in die Netzsicherheit einzugreifen und den Kommunikationsverkehr einzusehen. Eine hieraus resultierende Haftung ist ausgeschlossen.


2.    Namensangabe, Videoaufnahme, Einwilligung des Teilnehmenden

2.1     Verwendungszwecke Video
Der VERANSTALTER bzw. ein von diesem beauftragter Dritter wird die Online-Veranstaltung mit Video aufzeichnen. Dabei sind auf der Aufnahme die Namen, die sich die Teilnehmenden bei ihrer jeweiligen Profilanlage gegeben haben, sowie das von ihrer jeweiligen eigenen Kamera übertragene Bild zu sehen. Das Video wird zu folgenden Zwecken genutzt: 
    Veröffentlichung auf der Website des VERANSTALTERs sowie auf Websites von Kunden, die an der o.g. Veranstaltung mitwirken
•    Veröffentlichung auf den Social Media Kanälen des VERANSTALTERs, insb. LinkedIn
•    Veröffentlichung von Standbildern in Printmedien des VERANSTALTERs (Eigenveröffentlichungen sowie im Kundenauftrag)
    Veröffentlichung auf den öffentlichkeitswirksamen Kanälen des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz und des DFKIs.
    Weitergabe an Dritte, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung
    Dauerhafte Aufbewahrung der Aufnahmen in einem internen Archiv

2.2     Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnahmevertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich.

2.3     Bild- und Mikrofonnutzung
Der Teilnehmende kann vor und während der Veranstaltung jederzeit entscheiden, die Kamera und/oder sein Mikrofon seines eigenen digitalen Endgerätes ein- oder auszuschalten. Ist die Kamera eingeschaltet, sind im Kamerasichtfeld befindlichen Personen für alle Teilnehmenden der Konferenz sichtbar und werden auch Teil der vom VERANSTALTER gefertigten Videoaufnahme. Mit Anmeldung an der Veranstaltung erklärt sich der Teilnehmende damit einverstanden, dass Aufnahmen, die von seiner Person während der Veranstaltung gemacht werden, ohne Vergütungsanspruch für diese Zwecke verwendet werden. Der Teilnehmende hat dafür Sorge zu tragen, dass sich keine weiteren Personen im Kamerasichtfeld befinden.

 

III.    Zusätzliche Bedingungen für Präsenzveranstaltungen

1.    Verhalten in der Veranstaltungsstätte

1.1    Hausrecht
Die Wahrnehmung des Hausrechts steht dem VERANSTALTER oder beauftragten Dritten jederzeit zu. Den Anordnungen des VERANSTALTERs, der Polizei und des Sicherheitspersonals im Vorfeld, während und im unmittelbaren Anschluss an eine Veranstaltung ist stets Folge zu leisten.

1.2    Zutritt 
Grundsätzlich ist jeder Ticketinhaber zum Zutritt zur Veranstaltungsstätte berechtigt. Der Zutritt kann aber verweigert bzw. der Ticketinhaber der Veranstaltungsstätte verwiesen werden, wenn
a)    der Ticketinhaber sich weigert, sich vor Betreten der Veranstaltungsstätte am Eingang und/oder im Innenraum einer vom Sicherheitspersonal vorgenommenen angemessenen Kontrolle seiner Person und/oder seiner mitgeführten Gegenstände zu unterziehen;
b)    die auf den Tickets aufgedruckten Individualisierungsmerkmale (zB Namensaufdruck, Platzdaten, Barcode, QR Code, Serien- und/oder Warenkorbnummern) manipuliert, unkenntlich und/oder beschädigt oder mit dem Ticket bereits ein Zutrittsversuch erfolgt ist, soweit dies nicht vom VERANSTALTER zu vertreten ist, und/oder der Ticketinhaber nicht mit demjenigen Teilnehmenden personenidentisch ist, der im Zusammenhang mit dem Ticket entsprechend als Teilnehmender gespeichert und über Individualisierungsmerkmale auf dem Ticket vermerkt ist;
c)    der Ticketinhaber ersichtlich alkoholisiert ist und/oder unter Drogeneinfluss steht;
d)    einer der folgenden Gegenstände mitgeführt oder verwendet werden: Glasbehälter, Drohnen, pyrotechnische Gegenstände, Fackeln, Waffen und ähnliche gefährliche Gegenstände, Tiere.

1.3    Keine Entschädigung
Im Fall der berechtigten Zutrittsverweigerung besteht kein Anspruch des Teilnehmenden auf Entschädigung.

2.    Foto- und Filmaufnahmen, Einwilligung des Teilnehmenden

2.1     Verwendungszwecke Foto- und Videoaufnahmen
Auf der Präsenz-Veranstaltung werden durch Mitarbeiter des VERANSTALTER bzw. durch vom VERANSTALTER beauftragte Dienstleister Foto- und/oder Videoaufnahmen von der Veranstaltung und ihren Gästen angefertigt. Die Aufnahmen werden zu folgenden Zwecken genutzt: 
•    Veröffentlichung auf der Website des VERANSTALTERs sowie auf Websites von Kunden, die an der o.g. Veranstaltung mitwirken
•    Veröffentlichung auf den Social Media Kanälen des VERANSTALTERs, insb. LinkedIn
•    Veröffentlichung von Standbildern in Printmedien des VERANSTALTERs (Eigenveröffentlichungen sowie im Kundenauftrag)
•    Veröffentlichung auf den öffentlichkeitswirksamen Kanälen des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz und des DFKIs.
•    Weitergabe an Dritte, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung
•    Dauerhafte Aufbewahrung der Aufnahmen in einem internen Archiv

2.2     Rechtgrundlage Panorama- und Großgruppenaufnahmen
Soweit Aufnahmen als Panoramaaufnahmen der Veranstaltung ohne konkreten Fokus auf bestimmte Personengruppen oder als Aufnahmen von Menschenansammlungen von mehr als 10 Personen auf der Veranstaltung gestaltet sind, erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf der Grundlage des berechtigten Interesses des VERANSTALTERs an der Dokumentation der Veranstaltung und bedarf keiner gesonderten Einwilligung der abgebildeten Personen.

2.3   Rechtsgrundlage Portrait- und Kleingruppenaufnahmen
Soweit Aufnahmen von individuellen Porträtaufnahmen von Teilnehmenden bzw. gezielte Gruppenaufnahmen bis maximal 10 Personen angefertigt werden sollen, erfolgt die Aufnahme und die Verwendung gem. Ziff. 2.1 der Teilnahmebedingungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Teilnahmevertrages.

Die Teilnehmenden werden durch öffentliche Hinweisschilder im Eingangsbereich auf die Anfertigung von Bild- und/oder Videoaufnahmen hingewiesen. Sofern der Teilnehmende keine Portrait- und Kleingruppenaufnahmen von sich wünscht, hat er die Möglichkeit, bei Betreten der Veranstaltung an der Registrierung eine farbige Plakette abzuholen, die er gut sichtbar im Brustbereich an seiner Kleidung befestigen muss. Hierdurch wird den anwesenden Kameraleuten und Fotografen signalisiert, dass diese Person keine Aufnahmen wünscht.

3.    Verwendung der Namensangabe aus der Anmeldung

Beim Erwerb eines Tickets ist schon zur Verarbeitung des Teilnahmevertrags die Angabe des vollen Namens des Teilnehmenden zwingend erforderlich. Der Name wird außerdem auf ein Namensschild für Teilnehmende von Präsenzveranstaltungen gedruckt und zur Erstellung von Teilnehmendenlisten verwendet. Beide Dokumente sind nicht öffentlich zugänglich. Der Teilnehmende kann frei entscheiden, ob er sein Namensschild sichtbar trägt.

 

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